Workflow de Aprovação AP

Em hotéis com equipes maiores, nem todo funcionário deve ter autonomia para aprovar despesas de qualquer valor. O Workflow de Aprovação permite configurar regras que exigem aprovação de um ou mais responsáveis antes que uma conta a pagar seja postada no razão geral e liberada para pagamento.

Nota: O Workflow de Aprovação faz parte do FINANCIAL BASIC para regras simples (um nível de aprovação). Workflows multinível e cadeias de aprovação avançadas estão disponíveis no FINANCIAL OVERVIEW SERVICE (FOS), um add-on pago via Opero Store.

Como funciona

O workflow se insere no fluxo de Contas a Pagar entre a criação do payable e a postagem no razão:

Conta a pagar criada (Rascunho)
       │
       ▼
Enviada para aprovação
       │
       ▼
Aprovador recebe notificação
       │
       ├── Aprovado → Postado no razão → Liberado para pagamento
       │
       └── Rejeitado → Volta ao criador com justificativa

Enquanto uma conta a pagar está aguardando aprovação, ela não pode ser paga e não gera lançamento contábil. Isso garante que despesas acima do limite sejam sempre revisadas antes de impactar as finanças.

Configurar regras de aprovação

Acessando a configuração

1. Acesse Configurações > Financeiro > Workflow de Aprovação
2. A tela exibe as regras de aprovação vigentes

Campos de uma regra

Exemplo de configuração por faixa de valor

Auto-aprovação: Por padrão, quem cria a conta a pagar não pode aprová-la (princípio da segregação de funções). Essa configuração pode ser alterada nas regras, mas não é recomendado.

Fluxo do aprovador

Recebendo solicitações

Quando uma conta a pagar entra no workflow, o aprovador designado:

1. Recebe uma notificação (e-mail e/ou notificação no sistema, via OCP)
2. Vê o item na sua fila de aprovações (acessível em Financeiro > Aprovações Pendentes)

Informações disponíveis para análise

O aprovador visualiza:

Ações do aprovador

Toda rejeição exige justificativa. O campo de motivo é obrigatório ao rejeitar, garantindo rastreabilidade na trilha de auditoria.

Aprovação multinível (FOS)

Com o FINANCIAL OVERVIEW SERVICE ativado, é possível configurar cadeias de aprovação com múltiplos níveis:

Nível 1: Coordenador → Aprova
       │
       ▼
Nível 2: Gerente → Aprova
       │
       ▼
Postado no razão

Regras do multinível

• Cada nível deve aprovar antes de passar ao próximo
• Se qualquer nível rejeitar, o payable volta ao criador
• Aprovadores do nível 2 veem as decisões do nível 1
• O prazo de aprovação é independente por nível

Acompanhamento

Fila de aprovações pendentes

Acesse Financeiro > Aprovações Pendentes para ver:

Indicadores na dashboard

O dashboard financeiro exibe:

• Aprovações pendentes — Quantidade e valor total aguardando decisão
• Aprovações vencidas — Itens que ultrapassaram o prazo sem decisão
• Taxa de rejeição — Percentual de payables rejeitados no período

Trilha de auditoria

Todas as ações do workflow são registradas na trilha de auditoria:

• Quem submeteu para aprovação e quando
• Quem aprovou/rejeitou e quando
• Justificativa de rejeição
• Solicitações de informação adicionais
• Alterações feitas após rejeição e reenvio

Essa trilha é imutável e acessível em Plataforma > Trilha de Auditoria, filtrada por “Workflow AP”.

Boas práticas

1. Defina limites realistas — O limite de auto-aprovação deve cobrir despesas rotineiras (ex: compras pequenas de suprimentos) sem burocratizar a operação
2. Não crie muitos níveis — Dois níveis geralmente são suficientes. Mais que isso trava o fluxo de pagamentos
3. Configure prazos curtos — 2-3 dias úteis para cada nível evita que parcelas vençam enquanto aguardam aprovação
4. Segregue funções — Quem cria a despesa não deve aprová-la (princípio dos 4 olhos)
5. Revise as regras semestralmente — Ajuste os limites conforme o volume de operação do hotel

Próximos passos

• Contas a Pagar — Visão Geral — Fluxo completo de AP
• Parcelas e Pagamentos — Como registrar pagamentos após aprovação
• Aprovações (FOS) — Workflows avançados do Financial Overview Service