Aprovações

O módulo de Aprovações implementa um workflow de autorização para despesas e compras, com alçadas configuráveis e cadeia de aprovação multinível. Este módulo faz parte do FINANCIAL OVERVIEW SERVICE (FOS), um add-on pago disponível na Opero Store.

O que são aprovações?

Em hotéis com múltiplos gestores, nem todos devem ter autonomia para autorizar qualquer gasto. O sistema de aprovações define:

• Quem pode aprovar
• Até quanto pode aprovar (alçada)
• Quantas aprovações são necessárias por faixa de valor
• O que acontece se o aprovador não responder (escalação)

Exemplo prático

Nota: O módulo de Aprovações requer ativação do FINANCIAL OVERVIEW SERVICE na Opero Store. Sem o FOS ativado, despesas são registradas sem necessidade de aprovação.

Configurar regras de aprovação

Passo a passo

1. Acesse Financeiro > Aprovações > Configurações
2. Clique em “Nova Regra”
3. Preencha:

4. Clique em “Salvar”

Tipos de aprovação

Fluxo de aprovação

Como funciona na prática

┌──────────────┐     ┌──────────────┐     ┌──────────────┐
│  SOLICITANTE │────▸│  APROVADOR   │────▸│  EXECUÇÃO    │
│              │     │              │     │              │
│ Cria despesa │     │ Recebe       │     │ Despesa é    │
│ (conta a     │     │ notificação  │     │ postada no   │
│ pagar ou     │     │ e avalia     │     │ razão geral  │
│ compra)      │     │              │     │              │
└──────────────┘     └──────┬───────┘     └──────────────┘
                           │
                    ┌──────┴──────┐
                    │             │
                 Aprova       Rejeita
                    │             │
                    ▼             ▼
              Próximo nível   Retorna ao
              (se houver)     solicitante
                              com motivo

Estados de uma solicitação

Solicitar aprovação

Quando você cria uma conta a pagar ou registra uma despesa que se enquadra em uma regra de aprovação, o fluxo é iniciado automaticamente:

1. Crie a conta a pagar normalmente (Financeiro > Contas a Pagar)
2. Ao salvar, o sistema verifica se o valor e a categoria exigem aprovação
3. Se sim: o status muda para “Pendente de Aprovação”
4. Os aprovadores recebem notificação (email e/ou notificação na plataforma)
5. O lançamento contábil não é postado até a aprovação

Importante: Despesas pendentes de aprovação aparecem no dashboard do aprovador. Não é possível efetuar pagamento de uma despesa não aprovada.

Aprovar ou rejeitar

Como aprovador

1. Acesse Financeiro > Aprovações (ou clique na notificação)
2. A lista mostra todas as solicitações pendentes
3. Para cada uma, veja:
   • Solicitante
   • Descrição e valor
   • Centro de custo
   • Documentos anexados (NF, orçamento, etc.)
4. Escolha:
   • Aprovar — A solicitação avança para o próximo nível (ou é finalizada)
   • Rejeitar — Informe o motivo. O solicitante é notificado e pode ajustar.
   • Solicitar informação — Pede detalhes adicionais ao solicitante

Aprovação via email

Se configurado, o aprovador pode responder diretamente ao email de notificação:

• Responder com “APROVAR” ou “APROVADO”
• Responder com “REJEITAR: [motivo]“

Escalação automática

Se o aprovador não responde dentro do prazo configurado:

1. O sistema envia um lembrete (1 dia antes do prazo)
2. Se o prazo expira sem resposta, a solicitação é escalada ao nível superior
3. O aprovador original é notificado de que a solicitação foi escalada
4. Se não houver nível superior configurado, o administrador do sistema recebe

Configurar prazos

Relatórios de aprovação

Boas práticas

1. Defina alçadas realistas — Faixas muito baixas geram excesso de aprovações; muito altas comprometem o controle
2. Configure escalação — Evite que despesas urgentes fiquem paradas
3. Exija documentos — Torne obrigatório anexar NF ou orçamento antes de solicitar aprovação
4. Revise regras semestralmente — Ajuste alçadas conforme o crescimento do hotel
5. Treine aprovadores — Garanta que todos saibam usar o sistema e respondam no prazo