Criar Reserva

Este guia explica como registrar uma nova reserva no Opero PMS, cobrindo todas as formas disponíveis: criação pelo painel, pelo calendário e walk-in (hóspede sem reserva prévia). Também aborda como funciona o overbooking e o cálculo automático de preços.

Pré-requisitos

Antes de criar uma reserva, certifique-se de que:

1. Propriedade configurada — ao menos uma propriedade ativa no sistema
2. Unidades cadastradas — quartos/camas vinculados a tipos de quarto
3. Tarifas definidas — pelo menos uma tarifa ativa para o tipo de quarto desejado
4. Hóspede cadastrado (opcional) — você pode criar o hóspede durante o processo de reserva

Criação pelo Painel (Dashboard)

Passo 1: Iniciar Nova Reserva

Acesse PMS > Reservas e clique no botão + Nova Reserva no canto superior direito da tela.

Passo 2: Selecionar Hóspede

Você tem duas opções:

Hóspede existente:

1. Digite o nome, e-mail ou documento no campo de busca
2. Selecione o hóspede correto na lista de resultados
3. Os dados do hóspede (nome, contato, documento) são preenchidos automaticamente

Novo hóspede:

1. Clique em “Criar novo hóspede”
2. Preencha os dados obrigatórios:
   • Nome completo
   • E-mail
   • Telefone
   • Documento de identificação (CPF, RG ou passaporte)
   • Nacionalidade
3. Campos opcionais: data de nascimento, endereço, empresa, observações
4. Confirme a criação

Dica: Se o hóspede já se hospedou antes, o sistema sugere automaticamente com base no e-mail ou documento. Isso evita duplicatas no cadastro.

Passo 3: Definir Datas

1. Selecione a data de entrada (check-in) no calendário
2. Selecione a data de saída (check-out) no calendário
3. O sistema calcula automaticamente o número de noites

Importante: No setor hoteleiro, cobra-se por noites, não por dias. Um hóspede que entra dia 10 e sai dia 12 paga 2 noites (noite do dia 10 e noite do dia 11).

Passo 4: Selecionar Tipo de Quarto

1. O sistema exibe os tipos de quarto disponíveis para as datas selecionadas
2. Cada tipo mostra:
   • Nome (ex: “Suite Casal”, “Quarto Standard”, “Cama em Dormitório”)
   • Capacidade (número máximo de hóspedes)
   • Disponibilidade (quantas unidades livres nessas datas)
   • Tarifa por noite
   • Comodidades incluídas (ar-condicionado, Wi-Fi, café da manhã, etc.)
3. Selecione o tipo desejado

Passo 5: Selecionar Unidade Específica (Opcional)

Após escolher o tipo de quarto, você pode:

• Deixar em aberto — o sistema atribui a unidade automaticamente no momento do check-in (recomendado para reservas com antecedência)
• Escolher unidade específica — selecione um quarto ou cama específica na lista de disponíveis (útil quando o hóspede tem preferência por um quarto específico)

Dica: Deixar a atribuição de unidade para o check-in dá mais flexibilidade operacional. O recepcionista pode avaliar a situação do dia (quartos já limpos, manutenção, preferências) e fazer a melhor alocação.

Passo 6: Conferir Preço

O sistema calcula automaticamente o valor total com base em:

O resumo financeiro mostra:

Tarifa: R$ 350,00/noite × 3 noites      = R$ 1.050,00
Hóspede adicional: R$ 80,00/noite × 3   = R$   240,00
Café da manhã: R$ 45,00/dia × 4 dias    = R$   180,00
Desconto alta temporada: -              
─────────────────────────────────────────────────────
Total:                                     R$ 1.470,00

Passo 7: Adicionar Informações Extras (Opcional)

• Observações internas — notas visíveis apenas para a equipe (ex: “hóspede é alérgico a pets”)
• Solicitações do hóspede — preferências comunicadas (ex: “andar alto”, “longe do elevador”)
• Canal de origem — de onde veio a reserva (Direto, Telefone, E-mail, OTA)
• Número de hóspedes — total de pessoas que ocuparão a unidade (adultos + crianças)

Passo 8: Confirmar Reserva

Revise todos os dados no resumo final e clique em Confirmar Reserva. O sistema:

1. Verifica disponibilidade uma última vez (para evitar conflitos)
2. Cria a reserva com status Pendente ou Confirmada (conforme configuração da propriedade)
3. Bloqueia a unidade no calendário (se uma unidade específica foi atribuída)
4. Envia e-mail de confirmação ao hóspede (se configurado no OCP)
5. Registra o evento na trilha de auditoria

Criação pelo Calendário

Uma forma visual e rápida de criar reservas:

1. Acesse PMS > Reservas e mude para a visualização Calendário
2. No calendário horizontal, localize a unidade desejada (eixo vertical)
3. Clique e arraste sobre as datas desejadas (eixo horizontal)
4. O formulário de nova reserva abre automaticamente com:
   • Unidade já selecionada
   • Datas já preenchidas
5. Continue a partir do Passo 2 (selecionar hóspede)

Dica: Ao criar pelo calendário, você visualiza em tempo real quais unidades estão ocupadas, o que facilita a escolha de quartos contíguos para grupos ou a identificação de gaps entre reservas.

Walk-in (Hóspede sem Reserva Prévia)

Walk-in é quando um hóspede chega à recepção sem reserva e deseja se hospedar imediatamente.

Como registrar um walk-in:

1. Clique em + Nova Reserva
2. Marque a opção “Walk-in” no topo do formulário
3. A data de entrada é automaticamente definida como hoje
4. Defina a data de saída
5. Selecione o tipo de quarto e a unidade disponível
6. Crie ou selecione o hóspede
7. Confirme a reserva

Diferenças do walk-in:

• A reserva é criada diretamente com status Confirmada (pula o estado Pendente)
• O sistema sugere realizar o check-in imediatamente após a criação
• Tarifas de walk-in podem ter valores diferenciados (configurável por propriedade)
• O canal de origem é automaticamente marcado como “Walk-in”

Dica: Ao receber um walk-in, sempre verifique a disponibilidade pelo calendário antes de confirmar verbalmente para o hóspede. Isso evita situações constrangedoras de prometer um quarto que não existe.

Overbooking (Sobrevenda)

Overbooking é a prática de aceitar mais reservas do que unidades disponíveis, assumindo que uma porcentagem de hóspedes cancelará ou não comparecerá (no-show).

Como funciona no Opero:

1. Configuração por propriedade — o overbooking é habilitado/desabilitado nas configurações da propriedade
2. Percentual de tolerância — defina quantos % acima da capacidade o sistema deve aceitar (ex: 10% significa que um hotel com 100 quartos pode ter até 110 reservas confirmadas)
3. Alertas visuais — quando uma reserva é criada em condição de overbooking, o sistema exibe um alerta amarelo claro para o operador
4. Sem bloqueio automático — o Opero não impede a criação; apenas alerta. A decisão final é do gerente

Quando usar overbooking:

Atenção: Se o overbooking se concretizar (todos os hóspedes aparecem), a propriedade é responsável por realocar o hóspede excedente. Isso pode significar upgrade gratuito, transferência para hotel parceiro ou compensação financeira. Use essa funcionalidade com cautela.

O que acontece quando há conflito:

1. O sistema marca as reservas conflitantes com um indicador visual
2. O gerente recebe uma notificação X dias antes da data de check-in (configurável)
3. O gerente decide: realocar, fazer upgrade ou entrar em contato com o hóspede

Diferenças entre Criação pelo Dashboard vs Calendário

Reserva com Múltiplas Unidades

Para reservar mais de um quarto para o mesmo hóspede (ex: família que precisa de 2 quartos):

1. Crie a primeira reserva normalmente
2. Na tela de confirmação, clique em “Adicionar outra unidade”
3. Selecione o segundo tipo de quarto/unidade
4. As reservas ficam vinculadas sob o mesmo hóspede principal
5. Alternativamente, use o módulo de Grupos de Reservas para reservas maiores

Validações e Erros Comuns

Dicas de Produtividade

1. Use atalhos de teclado — pressione N na lista de reservas para abrir o formulário de nova reserva rapidamente
2. Favoritar hóspedes frequentes — hóspedes marcados como VIP aparecem no topo das buscas
3. Templates de reserva — para pacotes recorrentes (ex: “Fim de semana romântico”), salve templates que pré-preenchem tipo de quarto, serviços e observações
4. Copiar reserva — para hóspedes que retornam, use “Copiar reserva anterior” para duplicar configurações passadas
5. Reserva rascunho — se precisar interromper o processo, salve como rascunho e retome depois