Check-in

O check-in é o processo de receber o hóspede na propriedade, verificar sua identidade, atribuir uma unidade de acomodação e oficializar o início da estadia. Este guia cobre cada etapa do fluxo, as obrigações legais (como a FNRH) e cenários especiais como check-in antecipado.

O que é o Check-in?

No setor hoteleiro, o check-in é o momento em que o hóspede com reserva confirmada chega ao estabelecimento e inicia oficialmente sua estadia. Durante esse processo:

• A identidade do hóspede é verificada
• Documentos obrigatórios são coletados
• Uma unidade específica é atribuída (se ainda não foi)
• A chave (física ou digital) é entregue
• O status da reserva muda para “Em Estadia”
• A unidade muda para status “Ocupada”

Pré-requisitos para o Check-in

Antes de iniciar o check-in, verifique:

Atenção: O sistema impede check-in se a unidade atribuída estiver com status “Suja” ou “Manutenção”. Resolva a pendência com a governança antes de prosseguir, ou reatribua outra unidade.

Fluxo de Check-in — Passo a Passo

Passo 1: Localizar a Reserva

Acesse o check-in de uma das seguintes formas:

• Lista de reservas — filtre por status “Confirmada” e data de entrada = hoje. Clique em “Fazer check-in”
• Dashboard — o painel exibe as chegadas previstas para hoje com botão direto de check-in
• Busca rápida — use a barra de busca global para localizar por nome do hóspede ou código da reserva
• Calendário — clique no bloco da reserva e selecione “Check-in”

Passo 2: Verificar Dados do Hóspede

O sistema exibe os dados cadastrados do hóspede para conferência:

Se algum dado estiver incorreto ou incompleto, edite diretamente nesta tela antes de prosseguir.

Dica: Para hóspedes estrangeiros, solicite o passaporte e anote o número do visto (se aplicável). Esses dados são obrigatórios na FNRH.

Passo 3: Coletar Documentos Adicionais

Dependendo da configuração da propriedade, pode ser necessário:

• Foto do documento — upload ou captura via webcam
• Assinatura digital — o hóspede assina na tela (tablet na recepção)
• Termo de responsabilidade — para menores de idade ou animais de estimação
• Cartão de crédito para garantia — registro de cartão para eventuais danos ou consumos extras

Passo 4: Atribuir Unidade (se não pré-atribuída)

Se a reserva foi criada sem unidade específica, este é o momento de atribuir:

1. O sistema exibe as unidades disponíveis do tipo de quarto reservado
2. Cada unidade mostra:
   • Número/Nome (ex: “Quarto 205”)
   • Status de limpeza (Limpa, Suja, Em Limpeza)
   • Andar
   • Observações (ex: “vista para o mar”, “acessível PCD”)
3. Selecione a unidade que melhor atende às preferências do hóspede
4. Confirme a atribuição

Critérios para escolha da unidade:

• Preferências do hóspede (anotadas na reserva)
• Proximidade de elevador/escada
• Acessibilidade (PCD)
• Status de limpeza (priorize quartos já inspecionados)
• Otimização operacional (concentrar hóspedes facilita governança)

Dica: Se o hóspede solicitar um quarto diferente do tipo reservado (upgrade), você pode alterar o tipo de quarto diretamente na tela de check-in. O sistema recalcula automaticamente o valor da estadia.

Passo 5: Registrar Acompanhantes

Se há mais de uma pessoa na reserva, registre os acompanhantes:

1. Clique em “Adicionar acompanhante”
2. Preencha: nome completo, documento, parentesco/relação
3. Para acompanhantes menores de 18 anos: registre o responsável legal
4. Repita para cada pessoa adicional

Importante: Todos os hóspedes (inclusive acompanhantes) devem ser registrados individualmente na FNRH, conforme legislação brasileira.

Passo 6: Confirmar Check-in

Revise o resumo final:

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│  RESUMO DO CHECK-IN                              │
│                                                  │
│  Hóspede: Maria Silva (CPF: ***.***.***-12)      │
│  Reserva: #RES-2026-001847                       │
│  Unidade: Quarto 205 — Suite Casal               │
│  Entrada: 25/05/2026 às 14:00                    │
│  Saída prevista: 28/05/2026 às 12:00             │
│  Noites: 3                                       │
│  Acompanhantes: 1 (João Silva)                   │
│  Valor total: R$ 1.470,00                        │
│  Pago: R$ 735,00 (50%)                           │
│  Saldo: R$ 735,00                                │
│                                                  │
│  [Confirmar Check-in]    [Cancelar]              │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Ao confirmar:

• O status da reserva muda para “Em Estadia” (Check-in)
• A unidade muda para status “Ocupada”
• O horário exato do check-in é registrado
• A FNRH é gerada automaticamente
• Uma notificação pode ser enviada ao hóspede (se configurado)
• O evento é registrado na trilha de auditoria

FNRH — Ficha Nacional de Registro de Hóspedes

O que é a FNRH?

A FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes) é um documento obrigatório pela legislação brasileira (Lei 11.771/2008 e Decreto 7.381/2010) que todo meio de hospedagem deve preencher para cada hóspede. Ela serve como registro oficial de quem está hospedado no estabelecimento.

Dados obrigatórios na FNRH:

Como o Opero lida com a FNRH:

1. Geração automática — o sistema gera a FNRH com base nos dados já cadastrados no perfil do hóspede
2. Campos faltantes — se houver dados obrigatórios não preenchidos, o sistema solicita durante o check-in
3. Assinatura digital — o hóspede pode assinar em tablet na recepção
4. Armazenamento — a FNRH é armazenada digitalmente e pode ser impressa quando necessário
5. Relatório para autoridades — o sistema gera o relatório consolidado (Boletim de Ocupação Hoteleira) para envio aos órgãos competentes

Importante: A FNRH deve ser preenchida para CADA hóspede, incluindo acompanhantes e crianças. O não cumprimento pode gerar multas e sanções ao estabelecimento.

Check-in Antecipado (Early Check-in)

O early check-in ocorre quando o hóspede deseja entrar antes do horário padrão de check-in da propriedade (geralmente 14h ou 15h).

Como processar:

1. Verifique se a unidade desejada está disponível e limpa
2. Na tela de check-in, marque a opção “Check-in antecipado”
3. Defina o horário real de entrada
4. O sistema pode aplicar uma taxa de early check-in (configurável):
   • Cobrança fixa (ex: R$ 100,00)
   • Percentual da diária (ex: 50% da diária)
   • Gratuito (cortesia)
5. Confirme e prossiga com o fluxo normal de check-in

Dica: Nem sempre é possível oferecer early check-in. Se o hóspede anterior fez check-out no mesmo dia, a governança precisa de tempo para limpar e preparar a unidade. Consulte o status de limpeza antes de prometer ao hóspede.

Políticas comuns de early check-in:

Check-in de Grupo

Quando um grupo com múltiplas reservas vinculadas faz check-in:

1. Localize o grupo pela busca ou pela lista de chegadas
2. O sistema exibe todas as reservas do grupo em uma única tela
3. Você pode fazer check-in individual (um por um) ou em massa (todos de uma vez)
4. Para check-in em massa:
   • Atribua unidades para cada reserva
   • Verifique dados do hóspede responsável de cada quarto
   • Confirme todos simultaneamente

Dica: Para grupos grandes (acima de 10 quartos), considere preparar a atribuição de unidades com antecedência. Use a funcionalidade de pré-atribuição no dia anterior para agilizar o processo na chegada.

O que Muda no Sistema após o Check-in

Check-in Online (Self-Check-in)

O Opero também oferece o check-in online, onde os hóspedes completam o processo de check-in pela internet antes de chegar à propriedade. Um link seguro é enviado por e-mail, permitindo que o hóspede preencha a FNRH e confirme sua chegada de qualquer dispositivo — sem necessidade de login. Ideal para reduzir filas na recepção e melhorar a experiência do hóspede.

Para detalhes completos sobre configuração, requisitos de pagamento e resolução de problemas, consulte o guia de Check-in Online.

Problemas Comuns e Soluções

Boas Práticas Operacionais

1. Prepare-se antes — revise a lista de chegadas previstas no início do turno. Pré-atribua unidades quando possível.
2. Unidades limpas primeiro — priorize o check-in em quartos já inspecionados pela governança.
3. Confira alergias e restrições — verifique o campo de observações da reserva antes de atribuir o quarto (ex: hóspede alérgico em quarto pet-friendly).
4. Ofereça upgrade quando possível — se um quarto superior está disponível e o hotel não está cheio, um upgrade gratuito gera excelente impressão.
5. Informe o hóspede — horário do café da manhã, senha do Wi-Fi, horário de check-out, localização de áreas comuns. Considere entregar um mapa impresso ou digital.
6. Registre tudo — qualquer promessa feita ao hóspede (late check-out, item extra) deve ser anotada nas observações da reserva para que o próximo turno saiba.