Documentos Fiscais
Todo pagamento a fornecedor deve ser respaldado por um documento fiscal. No Brasil, o principal documento é a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) para produtos e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) para serviços. O Opero permite vincular documentos fiscais às contas a pagar, mantendo a rastreabilidade completa para auditoria e obrigações tributárias.
Por que vincular documentos fiscais?
- Obrigação legal — A legislação brasileira exige que toda despesa empresarial seja comprovada por documento fiscal
- Auditoria — Auditores internos e externos precisam consultar o documento que originou cada despesa
- Dedução fiscal — Despesas sem documento fiscal podem ser glosadas (não aceitas) pela Receita Federal
- Rastreabilidade — Vincular o documento ao payable permite localizar rapidamente a nota de qualquer pagamento
- Conciliação — Facilita o cruzamento entre pagamentos, notas fiscais e extratos bancários
Tipos de documento suportados
| Tipo | Sigla | Quando usar | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Nota Fiscal Eletrônica | NF-e | Compra de produtos (alimentos, amenities, equipamentos) | NF-e de fornecedor de alimentos |
| Nota Fiscal de Serviço | NFS-e | Contratação de serviços (manutenção, consultoria, TI) | NFS-e do contador |
| Conhecimento de Transporte | CT-e | Frete e transporte de mercadorias | CT-e da transportadora |
| Cupom Fiscal | CF-e/SAT | Compras em varejo (materiais de escritório, pequenas compras) | Cupom da papelaria |
| Recibo | — | Pagamentos a pessoas físicas sem nota fiscal | Recibo de prestador autônomo |
| Boleto | — | Comprovante de cobrança bancária | Boleto do fornecedor |
| Fatura | — | Documento de cobrança sem valor fiscal (uso interno) | Fatura de utilidades |
Vincular documento a uma conta a pagar
Passo a passo
- Acesse Financeiro > Contas a Pagar
- Abra a conta a pagar desejada
- Na seção “Documentos Fiscais”, clique em ”+ Adicionar Documento”
- Preencha os campos:
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Tipo de documento | Sim | NF-e, NFS-e, CT-e, Cupom, Recibo, Boleto ou Fatura |
| Número | Sim | Número do documento fiscal (ex: 001.234.567) |
| Série | Condicional | Série da nota fiscal (obrigatório para NF-e e NFS-e) |
| Data de emissão | Sim | Data em que o documento foi emitido |
| Valor do documento | Sim | Valor total constante no documento (em reais) |
| Chave de acesso | Condicional | Chave de 44 dígitos da NF-e (obrigatório para NF-e) |
| CNPJ do emitente | Automático | Preenchido automaticamente a partir do fornecedor vinculado |
| Arquivo (upload) | Recomendado | PDF ou XML do documento |
- Clique em Salvar
Dica: Para NF-e, prefira fazer upload do arquivo XML. O sistema extrai automaticamente os campos Número, Série, Data, Valor e Chave de acesso, evitando digitação manual.
Upload de arquivo
O Opero aceita os seguintes formatos de arquivo:
| Formato | Uso principal | Tamanho máximo |
|---|---|---|
| XML | NF-e, NFS-e, CT-e (formato oficial da SEFAZ) | 5 MB |
| Qualquer documento (DANFE, boleto, recibo) | 10 MB | |
| JPG/PNG | Foto de recibos ou cupons físicos | 5 MB |
Upload via XML (recomendado para NF-e)
- Clique em “Upload XML”
- Selecione o arquivo XML da nota fiscal
- O sistema lê o XML e preenche automaticamente:
- Número e série da nota
- Data de emissão
- Valor total
- Chave de acesso (44 dígitos)
- CNPJ do emitente
- Confira os dados e clique em Salvar
Importante: O sistema valida a chave de acesso da NF-e. Se a chave for inválida (dígitos verificadores incorretos), o upload é rejeitado com uma mensagem de erro explicativa.
Validações automáticas
O Opero realiza as seguintes validações ao vincular um documento fiscal:
| Validação | O que verifica | Ação se inválido |
|---|---|---|
| Chave de acesso | Dígitos verificadores da NF-e (mod 11) | Rejeita o documento |
| CNPJ do emitente | Se corresponde ao CNPJ do fornecedor da conta a pagar | Exibe alerta (permite salvar com justificativa) |
| Valor do documento | Se corresponde ao valor do payable | Exibe alerta se houver divergência |
| Data de emissão | Se é anterior ou igual à data do payable | Exibe alerta se a nota for posterior ao payable |
| Duplicidade | Se a mesma chave de acesso já foi vinculada a outro payable | Bloqueia a vinculação |
| Formato do arquivo | Se o XML é um XML válido de NF-e | Rejeita arquivos corrompidos |
Alerta de divergência de valor
Se o valor do documento fiscal for diferente do valor da conta a pagar, o sistema exibe um alerta. Isso pode acontecer legitimamente (ex: frete cobrado separadamente, desconto negociado após emissão). O operador pode:
- Justificar e prosseguir — Informar o motivo da divergência e salvar
- Corrigir o payable — Ajustar o valor da conta a pagar para corresponder ao documento
Consultar documentos vinculados
Na conta a pagar
Ao abrir qualquer conta a pagar, a seção “Documentos Fiscais” lista todos os documentos vinculados com:
- Tipo, número e série
- Data de emissão
- Valor
- Link para download do arquivo
Busca global
Em Financeiro > Contas a Pagar, use o filtro “Com documento” ou “Sem documento” para identificar payables que ainda precisam de documentação fiscal.
Boas práticas
- Vincule o documento no momento do registro — Ao criar a conta a pagar, já tenha o documento fiscal em mãos
- Prefira o XML ao PDF — O XML permite extração automática de dados e validação da chave de acesso
- Não deixe payables sem documento — Use o filtro “Sem documento” regularmente para identificar pendências
- Mantenha os arquivos organizados — O Opero armazena os uploads, mas mantenha uma cópia local organizada por mês/fornecedor
- Confira divergências de valor — Divergências frequentes com o mesmo fornecedor podem indicar erro de cadastro ou negociação não documentada
Próximos passos
- Fornecedores — Cadastro e condições de pagamento
- Parcelas e Pagamentos — Como parcelar e quitar obrigações
- Fiscal (NF-e) — Emissão de documentos fiscais pelo Opero